Privacybeleid

Laatste update: 8 oktober 2026

Kernzorg is een Belgisch platform voor praktijkbeheer voor klinisch psychologen: cliëntdossiers, afspraken, sessienotities, facturatie en een cliëntportaal. Dit beleid beschrijft welke persoonsgegevens Kernzorg verwerkt, waarom, en welke keuzes u heeft.

1. Wie verwerkt uw gegevens?

Kernzorg wordt gebruikt door psychologenpraktijken (de verwerkingsverantwoordelijke). De praktijk bepaalt welke persoonsgegevens worden bijgehouden en voor welk doel.

Udonitus BV treedt op als verwerker conform art. 28 AVG/GDPR. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de praktijk en conform de gesloten verwerkersovereenkomst. Zie ook onze Verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens worden verzameld?

Kernzorg verzamelt en verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Praktijkgegevens: naam van de praktijk, contactgegevens, BTW-nummer, IBAN, facturatiegegevens.
• Therapeutgegevens: naam, e-mailadres, telefoon, RIZIV-nummer (optioneel).
• Cliëntgegevens (gezondheidsgegevens): naam, geboortedatum, e-mailadres, adres, INSZ-nummer (optioneel), diagnoses (ICD-10/DSM-5), behandelplannen, sessieverslagen, documenten. Deze gegevens worden versleuteld opgeslagen (AES-256).
• Financiële gegevens: facturen, betalingen, ELP/RIZIV registraties.
• Gegevens uit een gekoppeld Google-account (optioneel): zie punt 3.

3. Gegevens uit uw Google-account (Google Agenda en Gmail)

Kernzorg werkt volledig zonder Google-account. Een therapeut kan er in Instellingen zelf voor kiezen om een Google-account te koppelen. Kernzorg vraagt dan alleen de toegang die voor de gekozen functie nodig is.

Welke Google-gegevens Kernzorg gebruikt

• E-mailadres van het Google-account (openid, email): om te tonen welk account gekoppeld is. Bij een Gmail-koppeling bewaart Kernzorg daarnaast de weergavenaam en de Google-account-ID van dat account.
• Google Agenda (calendar.events): Kernzorg maakt, wijzigt en verwijdert in uw primaire agenda de afspraken die u in Kernzorg heeft ingepland. Zo'n afspraak bevat het tijdstip, de locatie, een link naar de afspraak in Kernzorg en als titel "Sessie" met de initialen van de cliënt — nooit de volledige naam, een diagnose of sessienotities. Verplaatst of verwijdert u zo'n afspraak in Google Agenda, dan leest Kernzorg het nieuwe tijdstip of de annulering uit en past de afspraak in Kernzorg aan. De cliënt kan daarvan een melding ontvangen.
• Gmail (gmail.send): Kernzorg verstuurt namens u e-mails vanuit uw mailbox, namelijk facturen, meldingen over afspraken (zoals bevestigingen en herinneringen) en toegangslinks voor het cliëntportaal. Kernzorg kan uw e-mails niet lezen, doorzoeken of verwijderen.

Wat Kernzorg bewaart

• De toegangssleutels (OAuth-tokens) van de koppeling, versleuteld met AES-256.
• Het e-mailadres van het gekoppelde account, en bij Gmail ook de weergavenaam en de Google-account-ID.
• Per Kernzorg-afspraak de technische Google-ID en versie van de bijbehorende agenda-afspraak, en de synchronisatiestatus van de agenda.

Bij het synchroniseren geeft Google ook uw andere agenda-afspraken door. Kernzorg negeert die: ze worden niet opgeslagen en nergens voor gebruikt.

Delen en gebruik

• Kernzorg gebruikt Google-gegevens uitsluitend om de hierboven beschreven agenda- en e-mailfunctie te leveren.
• Google-gegevens worden niet verkocht en niet gedeeld met derden, tenzij de wet ons daartoe verplicht.
• Google-gegevens worden niet gebruikt voor advertenties, profilering of marktonderzoek.
• Google-gegevens worden niet gebruikt om AI- of machine-learningmodellen te ontwikkelen, te trainen of te verbeteren.
• Medewerkers van Udonitus BV lezen deze gegevens niet, behalve met uw uitdrukkelijke toestemming, wanneer dat nodig is voor de beveiliging of wanneer de wet het vereist.

Kernzorg's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Koppeling verbreken en gegevens verwijderen

• U kunt een koppeling op elk moment verbreken in Instellingen. Kernzorg wist dan de toegangssleutels en gebruikt uw Google-account niet meer.
• Bij Google Agenda worden ook de bewaarde agenda-ID's en de koppeling zelf verwijderd. Afspraken die al in uw Google Agenda staan, blijven daar staan; u kunt ze in Google Agenda verwijderen.
• Bij Gmail blijven het e-mailadres, de naam en de Google-account-ID van de mailbox bewaard als ontkoppelde verbinding. Reeds verzonden e-mails blijven in uw eigen mailbox staan.
• U kunt de toegang van Kernzorg ook rechtstreeks bij Google intrekken via myaccount.google.com/permissions.
• Wilt u dat alle bewaarde gegevens over uw Google-koppeling worden gewist, mail dan naar [email protected].

4. Bewaartermijnen

Klinische dossiergegevens worden bewaard conform artikel 33 van de Kwaliteitswet 2019: minimaal 30 jaar na het laatste contact met de cliënt. Bij overlijden van de cliënt: 30 jaar na overlijden.

Kernzorg berekent automatisch een bewaardatum per cliënt en verhindert vroegtijdige verwijdering. Financiële gegevens worden 7 jaar bewaard conform het Belgisch boekhoudrecht.

Gegevens van therapeuten worden bewaard zolang de praktijk actief is in Kernzorg. Na opzegging worden alle gegevens binnen 30 dagen definitief verwijderd, tenzij de Kwaliteitswet een langere bewaartermijn vereist.

5. Uw rechten als betrokkene

Onder de AVG/GDPR heeft u de volgende rechten (uitoefenbaar via de behandelende praktijk):

• Recht op inzage: u kunt een kopie van uw gegevens opvragen.
• Recht op correctie: foutieve gegevens kunnen worden gecorrigeerd.
• Recht op verwijdering: beperkt door de wettelijke bewaartermijn van 30 jaar (art. 33 Kwaliteitswet). Verwijdering is pas mogelijk na het verstrijken van die termijn.
• Recht op beperking van verwerking: in bepaalde gevallen kunt u vragen de verwerking tijdelijk te beperken.

Richt uw verzoek aan de behandelende psycholoog/praktijk. Voor vragen over Kernzorg als platform: contacteer [email protected].

6. Beveiliging

Alle klinische gegevens worden versleuteld opgeslagen (AES-256). Toegang is beperkt tot geautoriseerde gebruikers via JWT-authenticatie. Alle activiteit wordt gelogd in een auditspoor. De gegevens worden bewaard op een eigen server van Udonitus BV in België.

7. Contact

Voor privacygerelateerde vragen: [email protected]

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Gerelateerde documenten: Gebruiksvoorwaarden · Verwerkersovereenkomst · Over Kernzorg